Annak érdekében, hogy a mappákban lévő iratoknak gyorsan, néhány másodperc alatt mappát tudjunk nyitni, fontos az, hogy a feliratozás ne vegyen túl sok időt igénybe. E célra bevált eszköz az öntapadó etikett és fóliával ellátott etikett, melyeket egy szempillantás alatt a mappa szélére nyomtatott szegélyhez (betűhöz vagy számhoz) lehet ragasztani. Választékunkban található mozgatható etikett is. Ez a típusú etikett többször felhasználható műanyag etikettet jelöl:ha a feliratra már nincs szükség, a felirat egy radír vagy oldat segítségével eltávolítható és újra felhasználható. Az etikettet egy, a mappa szélére erősített sínen lehet mozgatni. Műanyag címkével akkor feliratozunk mappát, ha a mappában lévő iratanyag csak átmenetileg van nálunk.
Az 55 mm-es karton etikettet nevek, kulcsszavak feliratozására használjuk. Ha a visszakeresési szempont szám szerinti, akkor 30 mm hosszú karton etikettet használunk. Figyelmeztető címkeként 10mm-es etikettet használunk.
A színek kiváló rendszerező eszközök
A színek döntő szerepet játszanak a MAPPEI-módszer alkalmazásában és gyakorlatba történő átültetésében. A színeket az emberi szem gyorsabban „olvassa”, mint a betűket vagy a számokat. Ezért a lehető legnagyobb segítséget nyújtják a rendszerezésben! Ha az ügymenetet színekkel jelöljük, az nemcsak esztétikusabb. A szinek használata az iratszervezésben óriási mértékben növeli a lefűzés és visszakeresés gyorsaságát is. Ezen túlmenően minimálisra csökkenti a téves lefűzés kockázatát: aligha fordul elő, hogy valaki a sárga címkével feliratozott mappát a zöldek közé teszi. Ez azonnal szemet szúr.
A színstruktúrát vállalatának iratszerkezete szerint határozzuk meg és fektetjük le. Csoportosítsa iratait ügyfelek, beszállítók, ügymenetek, osztályok, irányítószámok szerint. Karton- és mozgatható címkék 13 standard színben kaphatók. Igény esetén további színek állnak rendelkezésre. Iratszerkezeti terv elkészítésénél szívesen segítünk.
A mappákat egyértelműen kell jelölni
Minden egyes ügymenetet külön mappába teszünk és a mappát színes címkével feliratozzuk. Az iratok logikus és világos feliratozása gyors hozzáférést tesz lehetővé. A címke pozícióját, azaz mappán elfoglalt helyét a kulcsszó kezdőbetűje vagy a szám határozza meg.
A címke feliratozására különböző lehetőségek vannak:
- kézzel történő feliratozás
- Brother feliratozó géppel
- Lézernyomtatóval
- Mappei-cég által feliratozva szállítva kérésük alapján
Etikett választékunk sokféle variációt és színt foglal magába:
- Öntapadó etikett (55mm, 30mm és 10mm széles)
- Fóliával borított etikett (55mm és 30mm)
- Lézernyomtatóvalfeliratozott etikett (55mm és 30mm)
- Mozgatható etikett (55mm)
- Figyelmeztető etikett (10mm)
- Előrenyomtatott etikett
- Műanyag etikett (többször felhaszmnálható)
