Az irodai pazarlás (el)kerülése a hatékony munkavégzés érdekében
A fejlett információs- és kommunikációs technológiák ellenére az irodákban továbbra is jelen van a papíralapú dokumentum. A legtöbb vállalat továbbra is használja,így azokat a munkafolyamatban szisztematikusan rendszerezni kell. A munkamódszerek és iratkezelési eszközök helytelen megválasztása gyakran vezet ahhoz, hogy a vállalatok erőforrásaikat pazarolják. Az irodák világáról készített tanulmányok alátámasztják, hogy a munkaidőnek átlagosan harmad része fölösleges dolgokra megy el. Az okok között szerepel a dokumentumok időrabló keresgélése és az iratkezelés területén a hiányzó transzparencia – különösen akkor, ha több személy ugyanazt a dokumentumot szeretné használni. Ezen a területen optimalizálásra és a hatékonyság növelésére jóval több lehetőség kínálkozik, mint azt általában gondoljuk. A kezdettől fogva átlátható iratkezelés segíti és javítja az ügykezelés folyamatát. Ezzel nemcsak értékes időt és fölösleges idegeskedést takarítunk meg, hanem a dolgozók nagyobb munka motivációját és elégedettségét is elérhetjük.
Nagyobb hatékonyság az átláthatóság segítségével
A munkamódszer a lényeg! Ha a KAIZEN-, az 5S-módszer - valamint a LEAN-Office elveit az irodában, az íróasztalokon sikeresen szeretné megvalósítani, akkor feltétlenül ismerje meg és próbálja ki a MAPPEI-rendszert. A MAPPEI-módszer szerinti iratszervezés transzparens, szisztematikus (rendszert alkotó) és nagyon hatékony. Számos előnye van ennek a gyakorlatban már bevált iratkezelési módszernek: időt és helyet takarít meg, javul a team munka és nagyobb munkavállalói elégedettség érhető el. Ezen túlmenően a MAPPEI-módszer alkalmazási lehetőségei rendkívül sokoldalúak és egyéniek.
KAIZEN – a termelésből az igazgatásba
A KAIZEN által középpontba állított gondolkodásmód pozitív élet- és munkafilozófiát jelent, melynek célja a folyamatos javulás szem előtt tartása. A 90-es évek elején a KAIZEN-gondolat azt eredményezte a japán autógyártók körében, hogy sehol a világon nem lehetett gyorsabban és olcsóbban autókat előállítani. Ennek oka pedig az volt, hogy a gyártásban szisztematikusan kerülték a pazarlás minden megnyilvánulását. Nem volt várakozási- és keresési idő, túltermelés vagy túl nagy raktározás, kerülték a hibázási lehetőségeket és az utólagos munkát, nem volt rossz helykihasználás vagy kihasználatlan dolgozói kapacitás stb. KAIZEN egy állandó folyamat, hogy tartós javulást érhessünk el. A dolgozók tapasztalatát, kreativitását és kompetenciáit annak érdekében mobilizálja, hogy ne többet, hanem hatékonyabban dolgozzanak. A gyártási folyamatokban megszerzett újítási ötleteket az igazgatás területére és az irodában végzett feladatokra is át lehet ültetni. Az íróasztal már régen nem egy individuális sziget, a munkamódszer hatékonysága pedig már nem személyiség megnyilvánulásának kérdése. Feladatok és folyamatok szervezése egész csoportokat érint. A folyamatoknak ezért egységesnek és szisztematikusnak kell lenniük – különben újból pazarlás és a hatékonyság csökkenése fenyeget. Az egyre nagyobb versenykényszer arra készteti a vállalatokat, hogy hatékonyabban dolgozzanak és az irodában előforduló pazarlásokat is kerüljék, hogy biztosítsák cégük fennmaradását. Az irodai iratszervezés területén a KAIZEN-elv különösen jól alkalmazható a MAPPEI-módszerrel. A meglévő dokumentumok transzparens rendszerezése ezzel a módszerrel szisztematikusan és nagyon hatékonyan mûködik.
5S-módszer az irodában és az íróasztalon
Az 5S-módszer és az 5S-íróasztalkép kialakításának célja alapvetően a tisztaság és rend megteremtése annak érdekében, hogy minden dolgozó azonnal és mindenféle keresés nélkül megtalálja azt, amire éppen szüksége van. Ennek tulajdonképpen magától értetődőnek kellene lennie. Mégis a mindennapokban azt tapasztaljuk, hogy a szükséges adatok, információk és iratok keresgélésével túl sok időt töltünk el - feleslegesen. Az 5S módszer eredetileg szintén a gyártás területéről származik, de az irodában is nagyon hasznos. Segítségével az irattároló helyek optimalizálhatók. A meglévő dokumentumokat és adatokat átnézzük, a feleslegeseket kiszortírozzuk és egy ésszerû iratszerkezeti tervet készítünk. Ezt követően az így kialakított rendszer lesz a standard. Ügyelni kell arra, hogy a kialakított rendszert következetesen betartsuk, megőrizzük és tovább finomítsuk. Aki ezt az elvet szeretné követni a papírszervezés területén, mindenképpen a MAPPEI-módszert alkalmazza!
