A fejlett kommunikációs- és információs technológia ellenére továbbra is elhagyhatatlan információ hordozó a papír. Azok az előrejelzések, melyek szerint a számítógépek és elektronikus adatfeldolgozó eszközök elterjedésével a nyomtatott papír eltűnik az irodákból, eddig nem bizonyultak igaznak. A napjainkban készült tanulmányok alátámasztják, hogy alig van olyan íróasztal, amely valóban papírmentes. A naponta keletkező információk mennyisége nő: bejövő posta, e-mailek, napi teendők, párhuzamosan futó projektek feldolgozása gondoskodik arról, hogy továbbra is sokat nyomtassunk és lefűzzünk.
Iratlerakás az íróasztalon
Az információ- és papíráradat a munkaasztalunkon lévő iratszervezés tekintetében sem marad következmények nélkül. Valamennyien az íróasztalunkra érkező nagy mennyiségű papír feldolgozásával, kezelésével és megfelelő lefűzésével küzdünk nap mint nap. Ez időbe, energiába, idegeskedésbe és pénzbe kerül. Az egyre növekvő irathalom intelligens szervezése napjainkban nem csak kényszer, hanem valós kihívás is. A hatékony iratlefűzési rendszer kialakítása követelmény. Sok ember keres ötletet és megoldást arra, hogy hogyan tudná íróasztalát tartósan rendben tartani, elkerülve papírhegyek kialakulását az íróasztalon, ezzel megszabadulva az iratkezeléssel együttjáró örökös keresgéléstől.
Nem megfelelően szervezett íróasztali lefűzés hátránya
- Hosszú visszakeresési és megtalálási idő: 8 órás munkanapot alapul véve naponta kb. 45-60 percet töltenek a dolgozók iratok keresésével. Havi 20 munkanappal számolva ez éves szinten 30 improduktív napot jelent!
- Rossz lefűzési rendszerek átláthatatlanok és sok hibázási lehetőséget hordoznak.
- Kollégák helyettesítése „papírdzsungelbe tett expedícióval” ér fel, mert a dolgozók nem ismerik ki magukat egymás lefűzési rendszerében.
Tapasztalja meg Ön is, hogy a MAPPEI-módszerrel milyen meglepően egyszerű rendet tartani az íróasztalon.
A jól szervezett iratlerakás előnyei a munkaasztalon
- A MAPPEI-módszernek köszönhetően eltűnnek az íróasztalról papírhalmok. Azonnal rendet teremt a közvetlen munkakörnyezetben és az irodában – mindezt stressz nélkül, de szisztematikusan.
- Iratok, folyamatban lévő teendők, határidőhöz kötött papírok a MAPPEI-rendszer rugalmasságának köszönhetően azonnal megtalálhatók. Az iratok feletti áttekintés folyamatos és zökkenőmentes.
- Egy hatékony iratlefűzési rendszer garantáltan megkönnyíti a mindennapi munkavégzést. – Könnyebben áthidalhatók az olyan időszakok, amikor betegség, szabadság miatt helyettesítésre kerül sor, mert a MAPPEI-módszer bárki számára könnyen érthető és megtanulható.
- Időt takarít meg, kíméli idegrendszerét, fesztelenebbül dolgozhat, mert biztos lehet abban, hogy szükséges iratát megtalálja.
- Helyet nyer a íróasztalán, szekrényében és ráadásul csökkentheti költségeit.
