A MAPPEI-munkamódszer a lényeg!
A digitalizáció térhódítása ellenére a papír nélküli iroda egyelőre utópia marad. Az íróasztalt beborító aktahegyek, irathalmok, ide-oda ragasztgatott cetlik, irattálcák továbbra is az irodakép elmaradhatatlan részei. Hogyan tudunk mégis hatékonyabban bánni a keletkező nagy mennyiségű irattal?
A Mappei-módszerrel kialakított dokumentum management roppant egyszerű: az „azonnali rend” elvének alkalmazásával rendezett munkaasztalok születnek. Búcsút inthetünk az irattartótálcáknak, gyűrűs iratrendezőknek, irattal telerakott előrendezőknek, irathegyeknek. A MAPPEI-módszerrel véget vethetünk a hosszú ideig tartó keresgélésnek, a helyettesítések idején kialakult kellemetlenségeknek, a téves lefűzésekből adódó információvesztésnek.
Hogyan lehet iratainkat a MAPPEI-módszerrel rendszerezni?
Egyszerűen. Ezzel a módszerrel elérhetjük, hogy
- a szükséges dokumentumot
- a megfelelő helyen (a helyén)
- a lehető legrövidebb idő alatt
- a legalacsonyabb költség ráfordítással
tudjuk lerakni és képesek legyünk újra megtalálni. Más iratkezelési rendszerekkel (gyűrűs iratrendező, függő mappa) összehasonlítva a MAPPEI-módszer lényegesen gyorsabb hozzáférést biztosít a szükséges iratokhoz az átlátható és helytakarékos iratszervezésnek köszönhetően. Nem kell az időt vesztegetni a papírral kapcsolatos teendőkre, a munkára lehet koncentrálni.
Az alábbi 6 elv alkalmazásában rejlik a MAPPEI-módszer sikere:
1. Azonnali rend
Felejtse el az átlátszó genothermeket, előrendezőket, irattálcákat, iratpapucsokat, gumis irattartókat stb. és kezdjen hozzá azonnal a MAPPEI-rendszer használatához. Rendszerezze iratait már azelőtt, hogy a velük kapcsolatos teendőkhöz hozzáfogna: a beérkező iratot azonnal sorolja be, tegye egy rendszerező mappába és egyértelmű feliratozás után használja folyamatosan. Ez garantálja a biztonság érzetet és a biztonságot, hogy iratait gyorsan megtalálja. Nem kell amiatt aggódnia, hogy az irat valamelyik irathalomban vagy a fiókban „elsüllyed”, és nem találja meg.
2. Téma szerinti, logikai egységek, vékony akták létesítése
Valamennyi dokumentumot és információt egy adott terület téma szerinti és (kis)logikai egységeként kell egybefogni. Ezeket az egységeket külön-külön rendszerező mappába tesszük (1 egység = 1 mappa). Törekedjünk vékony mappák használatára. Minél vékonyabb egy mappa, annál könnyebb az adott irat ill. a keresett információ megtalálása. Ha nem lehetséges a vastag dokumentum részekre bontása, akkor tegyük az iratot az iratmennyiség növekedését követő bővíthető mappába. (Vario-Bővíthető mappa)
3. Egyértelmű feliratozás
Az iratok egyértelmű feliratozása biztosítja az ügymenetekhez történő gyors hozzáférést. Minden egyes ügymenetet külön mappába teszünk, amelyet öntapadó vagy mozgatható etikettel feliratozunk. Az etikettre kerül a mappába tett irat konkrét fogalmi megnevezése vagy egy bizonyos szám (például rendelés szám), amennyiben a visszakeresési szempont egy szám. Így az egyes ügyek egyértelműen és áttekinthetően meghatározhatók és szükség esetén azonnal megtalálhatók.
A MAPPEI-módszer keretében minden iratot fő- és alcsoportok szerint szortírozunk, a főcsoportokat pedig színekkel különítjük el egymástól. A színeket az emberi szem gyorsan azonosítja, ezért kiváló szervezési eszköz! Válasszunk tehát minden fő témához egy színt (pl. Ügyfelek=zöld, Beszállítók=sárga), melyet hozzárendelünk a rendszerezni kívánt iratok egy-egy csoportjához. Ez lesz iratszerkezeti tervünk, melynek elkészítése a Mappei-rendszer bevezetésének legelső lépése.
Hatékony, az Ön munkáját segítő iratszerkezeti terv elkészítésében szeretnénk segítségére lenni, ezért kérjük, gondolja végig az itt olvasható információkat.
Javaslatunk:
Minden ügymenet (fogalom vagy szám) jelölése lehetőleg rövid, egyértelmű és ne túl általános legyen. Kis egységeket kell kialakítani, amelyek gyorsan megtalálhatók.
4. Lyukasztás nélküli, szabadlapos lefűzés
A MAPPEI szabadlapos lefűzésével időt és helyet takarít meg a felhasználó. A mappában nincs fölösleges mechanikai szerkezet, mint a kapcsos iratrendezőben és nincsenek sínek, mint a függőmappában. A MAPPEI-nál csak iratok és irattartó mappák vannak. Az újonnan érkező iratokat hozzá lehet tenni az előzményekhez ill. ki lehet venni a mappából a régebbieket. Nem kell lyukasztógépet keresni, nem kell az iratot kilyukasztani és nem kell betenni a gyűrűs iratrendezőbe az emelőkar és a reteszes fém leszorító szerkezet mozgatásával. Az iratokat - az előző macerás lépéseket megspórolva - gyorsan, biztonságosan be lehet tenni a mappába. A dokumentumok mappából való kicsúszását megakadályozza az oldalfül.
5. Rugalmas állómappa rendszer
A folyamatosan végzett iratfeldolgozás idejére a rendszerező mappákat dobozba állítjuk: így dokumentumaink áttekinthetően állnak rendelkezésre és könnyen hozzáférhetőek. Ez az álló elhelyezési mód egyrészt optimális helykihasználást tesz lehetővé, másrészt a lehető legjobb áttekintést biztosítja irataink felett. Ez az egyszer, az irat irodába érkezésekor megteremtett rendszer rendkívül rugalmasan használható - tehetjük az irodai munkaasztalunkra, a szekrényünkbe, beakaszthatjuk kihúzható, függőmappa tartós szekrénybe, de magunkkal vihetjük Home-Office-ra és céges kiküldetésre is.
Javaslatunk:
Szortírozza dokumentumait betűrend szerint A-tól Z-ig úgy, hogy az „A” betűnél feliratozott mappák kerüljenek hátulra a dobozon belül. Így az etiketteken lévő feliratok kezdőbetűi nem kerülnek takarásba, tökéletesen olvashatók.
6. Egységes iratszervezés, rendszertörés nélkül
A MAPPEI-módszer a iratszervezés egységes formáján keresztül stresszmentes rendet teremt. Az érkezéstől ill. az ügyirat keletkezésétől kezdve a különböző munkaasztalokon és szervezeti egységen keresztül haladva az irattárig bezárólag az iratok mindvégig ugyanabban a mappában vannak és ugyanazzal a felirattal rendelkeznek. Soha többet nem kell őket átrendezni. Aki a MAPPEI-módszert az íróasztalon és szervezeti egységen túl az archiválásig bezárólag használja, az élvezheti leginkább a rendszer előnyeit. Ha minden dolgozó a MAPPEI-módszer szerint dolgozik és egységes iratszerkezeti tervet használ, akkor nem okozhat gondot egymás helyettesítése, mert mindenki gyorsan kiismeri magát kollégája íróasztalán is. Ennek köszönhetően pedig egymás helyettesítése, amely a munkahelyeken a mindennapok velejárója, a kollégák számára sokkal könnyebben áthidalható.
