Manapság mindenki gyors cselekvést és azonnali döntéseket vár el. Ezért is fontos az, hogy a szükséges információk és iratok gyorsan kéznél legyenek – akár céges úton is. A kiküldetésben lévő dolgozók számára fontos, hogy jól szervezettek legyenek, irataik kéznél legyenek és a lehető legkisebb helyen el lehessen rakni azokat.
A céges kiküldetések alkalmával gyakran visszük magunkkal notebookunkat vagy tabletünket. Mégis ritkán dolgozunk papír nélkül. Különösen az ügyfelekkel folytatott beszélgetés során használunk inkább papírt és tollat, mert az személyesebb, figyelmünket jobban az ügyfélre tudjuk irányítani vagy mert éppenséggel ez felel meg jobban egyéni szokásainknak.
Példa: iratszervezés céges kiküldetéseken
Kiküldetésben dolgozó munkavállalók számára gyakran jelent kihívást az iratszervezés. Az iratokat magukkal kell vinniük az ügyfélhez, dokumentumokra van szükségük az irodában és/vagy ha home office-on vannak, tehát mindig rugalmasnak kell lenniük.
Különösen fontos az ügyfelekkel történő kapcsolattartásban a jó iratszervezés, mert nagyban hozzájárulhat ahhoz a képhez, melyet az ügyfél alkot üzleti partneréről. Aki ügyfele jelenlétében hosszan keresgéli iratait vagy hosszan lapozgat a gyűrűs iratrendezőben, próbára teszi ügyfele türelmét, és nem kelt túl jó benyomást.
Ha a kiküldetésben dolgozó üzleti partnerétől új papírt/anyagot kap, szerencsés, ha azt azonnal, közvetlenül és rendszerezve máris a helyére, az ügyfél nevére nyitott mappába teszi. Különben ezt később az irodában vagy a Home Office-on kell pótolnia.
MAPPEI rugalmas megoldást kínál Önnek
A különálló mappák révén lehetőség van arra, hogy házon kívüli megbeszélésekre csak olyan iratokat vigyünk magunkkal, amelyekre a megbeszélésen valóban szükség lehet. Így például minden ügyfél számára külön-külön mappát lehet nyitni. Ebben a mappában áttekinthetően benne vannak a legfontosabb, ügyféllel kapcsolatos információk: a megbeszélt kondíciók, az eddig vásárolt termékek, stb.stb. Minden mappa világos és egyértelmű feliratozásával a keresés okafogyottá válik. Ha új dokumentumok keletkeznek az ügyféllel kapcsolatban, azokat a már meglévőkhöz rendeljük és beletesszük az ügyfél számára már korábban megnyitott mappába. Ez a szabadlapos (lyukasztás nélküli) filingolás egyszerű, gyors és kényelmes.
MAPPEI rendszerező dobozok rugalmas tárolási lehetőséget biztosítanak a kiküldetéseken szükséges, irodából elvitt mappák tárolására. A rendszerező dobozokon kívűl a kényelmesebb mobilitást a MAPPEI cég kiegészítőkkel pl. hordozható táskával vagy speciális hordozó dobozzal igyekszik megkönnyíteni, amelyek kiválóan alkalmasak az autó csomagtartójában történő elhelyezésre.
Visszatérve az irodába vagy a Home Office-ba, az iratokat tartalmazó mappák pillanatok alatt visszatehetők a kézi irattárba vagy az előrendezőbe. Használja ki a MAPPEI-rendszer előnyeit, bárhol is tartózkodik éppen: szükséges iratai garantáltan kéznél lesznek.
