Bár a „csökkentett papír felhasználású munkavégzés” felé haladunk is, megállapíthatjuk, hogy vállalatoknál és a közigazgatásban naponta keletkeznek új ügymenetek - méghozzá továbbra is többnyire papíralapon. Egy irattárban ezért továbbra is nagy iratmennyiséget kell elhelyezni. A bevált MAPPEI-módszer segítségével az irattár gazdaságosabban, helytakarékosabban és felhasználó barát módon rendszerezhető!
Már a dokumentumok aktív feldolgozásának kezdetén ajánlatos világos iratszervezési rendszert kialakítani a MAPPEI-módszer segítségével: ezzel az egyszer már kialakított szervezési rendnek az előnyeit az irattárazás során is élvezhetjük. A dokumentumok a feliratozott mappákban maradnak mindvégig. Az iratokat az irattárazáshoz nem kell újra átnézni és átszortírozni, mellyel rengeteg időt lehet megspórolni. Így tökéletes áttekintést nyerünk irataink felett.
Irattározás – MAPPEI-al lehető legegyszerűbb
A MAPPEI-módszerrel nagyon egyszerűen és nagyon gyorsan történik az irattárazás. Nincs rendszertörés. Archiválnia kell egy konkrét ügymenet aktáját? Vegye ki az irattárazandó iratanyagot a kézi irattárából és tegye bele egy archiváló dobozba: pontosan úgy, ahogy az az Ön szekrényében vagy polcán volt: mappástól és a feliratozással ellátva, úgy, ahogyan azt addig használta. A dokumentumok a használat egész időtartama alatt ugyanabban a mappában találhatók ugyanazzal a címkével feliratozva. Ez az időtartam magába foglalja az ügymenet keletkezésével induló kezdeti fázist, a feldolgozás/elintézés valamennyi munkafázisát, mely az ügymenet lezárásával és irattárban történő elhelyezésével zárul.
Az archiváló doboz oldalára a doboz tartalmának megfelelő feliratozás kerül. Ugyanitt ajánlatos a lehetséges selejtezési dátumot is feltüntetni. Ennek során figyelembe kell venni egyrészt a törvény által megszabott őrzési időt valamint a megőrzésre vonatkozóan a cég által előírt határidőt. Ily módon gördülő irattári rendszert alakíthat ki. Minden évben eltávolítható az irattárból az a dokumentum, melynek megőrzési határideje lejárt. Ezzel a feleslegessé vált dokumentumok gyorsan leselejtezhetők és ismét hely nyerhető az irattárba újonnan bekerülő iratok számára.
Másfelől az irattározott dokumentumokhoz nagyon gyorsan újra hozzá lehet férni. Az egyes ügymenetek alcsoportba történő felosztásával és az irat útját végig kísérő átfogó rendszerrel az irat az irattárban is könnyen elérhető marad. Ez azt jelenti, hogy szükség esetén a mappákban elhelyezett irat az aktív fájling-rendszerbe - akár az íróasztalon, akár a szekrényben lévő kézi irattárba – akadálytalanul újra integrálható, újra visszavezethető. Használja ki a MAPPEI-rendszer számos előnyét és archiváljon a MAPPEI-módszerrel.
Nagy mennyiségű irat archiválása TABCOLOR-rendszerrel
Optimálisan rendszerezett és hatékony irattár kialakítására törekszik? Ezt megvalósíthatja mind a MAPPEI-rendszer alkalmazásával mind pedig a kifejezetten nagy mennyiségű irat archiválására kifejlesztett amerikai TABCOLOR-rendszer segítségével.
Segítünk annak eldöntésében, hogy melyik rendszer nyújt Önöknek megfelelő megoldást az iratok elhelyezésében. Segítünk kiválasztani azt az irattári bútort vagy polcrendszert, amely Önöknek leginkább alkalmas.
Nyerjen értékes helyet, találja meg iratait és kerülje a téves lefűzéseket!
