A dokumentumok lehető legjobb lerakási módszere!
A „szabadlapos lefűzés” (=lyukasztás nélküli) módszere gyakran összekapcsolódik a „repülő lapok” és iratok rendetlen vagy egyenesen kaotikus gyűjteményének gondolatával. Ez azonban minden alapot nélkülöz. A MAPPEI-módszer szerinti szabadlapos lefűzéssel iratait egyszerűen és biztonságosan teheti rendszerező mappába. A lefűzés ezen formája mind az irodai hétköznapokban mind pedig az otthoni, privát iratrendezés során bevált. Mindkét esetben az a cél, hogy a naponta beérkező iratokat villámgyorsan lefűzzük és a későbbi feldolgozáskor/elintézéskor kapásból megtaláljuk. Mindez zökkenőmentesen és megbízhatóan történik a MAPPEI-rendszerező mappával: az iratot mappába tesszük, a mappát egy precíz, találó emlékeztető szóval feliratozott címkével látjuk el, ezt követően pedig rendszerező dobozba állítjuk – ezzel kész a rend! Ilyen egyszerű a dokumentum management.
A hatékony iratkezelés kialakításának megfontolásakor a személyiköltség-tényezőt alig-alig veszik figyelembe, pedig éppen ez a költségcsoport messze a legnagyobb. Egy eddig kihasználatlan megtakarítási potenciál. A MAPPEI-módszer szerinti szabadlapos lefűzéssel számos improduktiv munkalépést takarítunk meg, ennek köszönhetően jóval gyorsabb iratkezelés valósul meg. Az ügymeneteket kisebb részekre bontjuk: ezeket a kis részeket külön-külön mappába tesszük, hogy a visszakeresés a lehető leggyorsabb legyen. Az egyes ügymenetek mappáira kerülő precíz elnevezésekkel a minimumra csökkentjük a keresési időt. Ezzel nemcsak idegeskedést takarítunk meg, hanem munkaidőt is, amit így sokkal fontosabb feladatokra lehet fordítani.
Az irodákban gyakran megszokásból lyukasztanak, fűznek, mert azt gondolják, hogy az iratok így „biztonságosan le vannak fűzve” és az elvesztéstől megóvják őket. Egy összetűzött iratlerakás azonban nem véd a téves lefűzéstől. Garantáltan több időt tölt el a dolgozó azzal, hogy egy vastag mappában összetűzött, de rossz helyre letett irat után kutasson, mintha vékony mappába tett lapokat az elvesztéstől megóvjon. A szabadlapos lefűzés is nyújt biztonságos lehetőséget arra, hogy dokumentumokat a kicsúszástól megvédje. Ilyen az oldalsó mappaborító fül, melyet a mappába rakott iratra hajtunk és ez a kicsúszást meggátolja. Az összetűzött lerakással szemben a szabadlapos lefűzésnek több meggyőző előnye van:
Szabadlapos lefűzés előnyei MAPPAI-al
- A legegyszerűbb út az iratok lefűzésére.
- Nincs felesleges, időrabló munkalépés – nincs lyukasztás, nincs összetűzés.
- Néhány dokumentumot nem is szabad - értékessége miatt - lyukasztani, ilyen esetben a szabadlapos lefűzés a megfelelő.
- Ha a bejövő dokumentumokat azonnal és gyorsan szétszortírozzuk, akkor mindvégig megőrzizzük a rendet és soha nem veszítjük el az áttekintést irataink felett.
- Tanulmányok támasztják alá a szabadlapos lefűzésnek köszönhető időmegtakarítást (z.B. MTM-Studie)
- A kronológiai sorrend magától kialakul a lefűzött anyagnál – a legutóbbi dokumentum van legfelül a mappában.
- Az iratokat simán hozzá lehet tenni a mappához vagy kivenni (hogy például egyes oldalakat fénymásoljunk), nem kell a fém szerkezettel bíbelődni.
- Rengeteg helyet takarítunk meg – rendszerezőmappák csak olyan vastagok, mint a lyukasztás nélkül mappába tett iratok.
- Helymegtakarítás azért is, mert a rendszerező mappákba nem kell felesleges mechanikai szerkezet vagy függesztősín.
- Költségmegtakarítás tekintettel a személyi költségekre és az adminisztrációs költségekre, mivel a szabadlapos lefűzéssel sok idő és hely takarítható a dokumentum kezelés során.
Ha az ügymenet idővel a lapszám tekintetében nő, erre esetre is van megfelelő megoldás a MAPPEI-módszeren belül. Ha kezdettől fogva látható, hogy az akta vastagabb lesz, akkor az akta terjedelmével együtt növekedő Vario-bővíthető mappa használható, melynek kihúzható gerince van. Ebben az esetben sok lapból álló, terjedelmes akta is csak annyi helyet foglal el, mint a benne lévő irat mennyisége. Ha pedig egy aktát mint egységet kell megtartani, de a jobb áttekintés érdekében alcsoportokra kell bontani, akkor az ún. rekeszes mappa a megfelelő. Így a vastagabb aktákban is a lehető legjobb áttekintése lesz a használójának. Szeretne egy ügymenetet egyes esetekben mégis valamilyen fontos ok miatt lyukasztva lefűzni? Nem probléma: rendszerező mappákat lehet lefűzőnyelvvel használni ill. meglévő mappába utólag is bele lehet tenni egy rugalmas gumilefűzőt. Mindez megtörténhet a MAPPEI-módszeren belül és rendszertörés nélkül.
Itt azonnal látható, hogy mennyi mozdulatot lehet megtakarítani a szabadlapos lefűzéssel.
