Függőmappával rendszerez?
Az irattárolás ezen formáját az 1893-as chicagói világkiállításon mutatták be először, de még manapság is nagyon elterjedt az irodákban. Mivel a függőmappák öregedésnek ellenálló kartonból készülnek és beakaszthatók függőirattartós szekrényekbe, elsősorban dokumentumok hosszú távú archiválására alkalmasak. A függőmappákat gyakran a függesztett irattárral azonosítják.
Függőirattározásra van másik lehetőség is, mely függőmappa nélkül működik. Jobb és helytakarékosabb alternatívát jelentenek a MAPPEI-mappákat tartalmazó, szekrénybe beakasztható rendszerező dobozok.
A függőmappák hátrányai:
- A függőmappáknak elhelyezéséhez mindig szükséges az elhelyezésükre szolgáló speciális függesztőszerkezet. Emiatt használatuk meglehetősen rugalmatlan. Ha több ügyet intézünk a nap folyamán, általában irathalmok alakulnak ki az íróasztalon. Ennek következtében elveszítjük az áttekintést irataink és teendőink felett.
- Helyigénye az integrált függősínek miatt nagy.
- A függőmappák hely- és költség okok miatt csak korlátozott mértékben alkalmasak a végső irattározásra. Gyakran jelentős többletráfordítás keletkezik, ha a tartalmukat archiválás céljára ki kell szedni a függőmappákból és más tárolóeszközbe át kell tenni.
- Nagyon vékony ügymeneteket nem lehet bennük hatékonyan összefogni és tárolni.
- Ha a lefűzőnyelves függőmappa tele van irattal, az iratok kiszakadhatnak, mert a súly lefelé húz.
- A mappa tartalmát betolható címkével feliratozzák, melyek használata gyakran nehézkes és időigényes. Gyakran a címkék elhelyezési lehetőségei is korlátozottak, melynek következtében az áttekinthetőség elvész.
Az MAPPEI-mappák előnyei:
- Az állómappák elhelyezéséhez nem szükséges speciális függesztő szerkezet. Csak be kell állítani a rendszerező dobozba, melyeket választhatóan az íróasztalra vagy szekrénypolcra lehet állítani, de beakaszthatók a függőmappa tároló szekrény teleszkópos vezető sínére is.
- A helyigénye nagyon csekély. A mappák rugalmasan illeszkednek a bennük lévő iratmennyiséghez.
- Az állómappák különösen alkalmasak a végső archiválásra is - e célra archiváló dobozba lehet őket tenni és ebben irattárazni. Az egyszer létrehozott rendszer mindvégig megmarad. A rendszer töréseket ezzel elkerüljük.
- A vékony ügymeneteket össze lehet gyűjteni és tárolni az álló MAPPEI-mappában. Minél vékonyabbak az egyes mappák, annál könnyebb és gyorsabb a keresett információhoz való hozzáférés.
- Az állómappák jelölése általában öntapadó címkével történik. Ez nagyon egyszerűen megy. A címkéket betűrend vagy szám szerint helyezzük el. Ez optimális áttekintéshez vezet és a visszakeresési időt óriási mértékben csökkenti.
- MAPPEI-nak a legkülönfélébb igényekre is megvannak a megfelelő mappái. Mindegy, hogy a mappát kevés vagy sok dokumentum tárolására vagy alcsoportok elkülönítésére használják: a MAPPEI-mappák eltérő - beleértve egészen egyedi - megoldást nyújtanak.
