Irattálca vs álló lefűzés
Íróasztalunkon naponta gyűlik össze nagy mennyiségű papír: fontos dokumentumok, levelek, kinyomtatott emailek, emlékeztetők stb. Sok irodában ezek nagy része először a irattálcába, iratkosárba kerül, melyek az íróasztalon vagy polcokon találhatók. Ez a fekvő iratlerakás: a dokumentumokat egymás tetején helyezkednek el. A beérkező dokumentumok különböző kritériumok alapján (pl. bejövő- és kimenő posta különválasztása, munkaterületek vagy felelősök szerint) az irattálca különböző fiókjaiba kerülnek. A legutolsó dokumentumot többnyire felülre rakjuk.
A dokumentumok gyorsan bekerülnek az asztali irattálca fiókjaiba, és első pillantásra úgy tűnik, hogy az elrendezéssel gyorsan megvagyunk, a nagy papírhalmok jól kihasználják a rendelkezésre álló helyet.
De: Az irattálcában gyorsan elvész az áttekintés az iratok felett. Egy bizonyos dokumentum megtalálása az áttekinthetetlen irathalomban meglehetősen nehézkes. A keresgélése egyrészt felesleges időpocsékolás másrészt visszatart a fontos feladatok elvégzésétől. Vagyis a felhasználók számára az irattálcák használata nem kevés hátránnyal jár.
Az irattartó tálcák hátránya
- rendetlenség (papírhalmok) kialakulásának nagy kockázata
- dokumentumok időrabló keresgélése
- hozzáférés nem praktikus
- áttekinthetetlen lerakás az ügymenetek (világos) jelölése nélkül
- „adat-/információ temető” veszélye
- helyettesítések esetén frusztráció
Asztali irattartó tálca, irattartó kosár segítségével kialakított fekvő lefűzés az áttekintés hiánya miatt nem ajánlatos. Esetleg rövid ideig használhatók más lefűzési formák kiegészítéseként – pl. „tisztán postakosárnak” a bejövő- és kimenő posta elhelyezésére.
Alternatíva a hagyományos irattartótálca helyett
Aki arra törekszik, hogy iratait azok irodába érkezésétől kezdve hatékony szervezze, annak az álló lefűzés felé kell fordulnia. Erre a jól bevált MAPPEI-módszer megfelelő alternatíva. A dokumentumok mappába kerülnek, melyeket rendszerező dobozokba állítunk.
Álló lefűzés előnyei a MAPPEI-al
- „Azonnali rend”: minden kéznél és minden szem előtt
- papírhalmok nélküli rendezett íróasztalok
- biztonságos szabadlapos lefűzés
- világos jelölés kulcsszó vagy szám szerint
- időtakarékos lefűzési forma a keresésre fordított idő nélkül
- nincs információvesztés a papírhalmokban
- az iratkezelés struktúrálása
- az ügymenetek rugalmas és mobilis szervezése
- optimális teamképesség - pl. helyettesítések idején
Rendszerezze dokumentumait a MAPPEI-módszer szerint, hogy a megfelelő dokumentumot a megfelelő helyen a lehető legrövidebb idő alatt a legalacsonyabb költségen álljon rendelkezésre.
