A gyűrűs iratrendező használata a lefűzés legjellenmzőbb formája, aminek azonban meg van a maga hátránya is: az eredetileg szabadlapos dokumentumoknak sok lépést kell megtenniük, míg végre a valódi helyükre kerülnek kapcsos iratrendezőben. Ezt követően azonban - ha szükséges - gyorsan meg kell tudni találni egy adott dokumentumot, és elintézni/feldolgozni a hozzá kapcsolódó teendőt. Mindez az információk és papírok növekvő áradatát látva valódi kihívást jelent a mindennapi dokumentum management során. A papírt ki kell lyukasztani és bizonyos szisztéma szerint (pl. kronológiai, betűrend szerint vagy téma szerint) egy gyűrűs iratrendezőben emelőkaros mechanika kezelésével lefűzni. Az iratrendező gerincét világosan és egyértelműen kell feliratozni úgy, hogy legyen esély arra, hogy az adott dokumentumot szükség esetén megint megtaláljuk ill. helyettesítés esetén kollégáink ne tanácstalanul ácsorogjanak az iratot keresgélve.
A gyűrűs iratrendező hátrányai
-
Számos unproduktiv lépés: lyukasztás, tűzés, az iratrendező kinyitása, a papírok átforgatása, a mechanika emelése, a papír berakása vagy kivétele…. Mindez értékes időt vesz el, melyethasznosabban is el lehetne tölteni.
-
Gyűrűs iratrendezővel meglehetősen rugalmatlanok vagyunk: Ha valaki céges kiküldetésen van és valamely papírjára szüksége lenne, vagy az egész iratrendezőt magával kell vinnie vagy az iratot kivennie az iratrendezőből, átválogatni és később ismét elszortírozva a helyére tenni.
-
Kevés biztosíték a téves lefűzéssel szemben: Ha egy irat véletlenül rossz helyre kerül, az irat megkeresésére fordított idő nagyon hosszadalmas.
-
Gyűrűs iratrendezők sok helyet foglalnak: Az emelő szerkezet, a merev és rugalmatlan gerinc szélesség valamint a függőleges tárolási helyzet miatt a gyűrűs iratrendezőknek nagy a hely igénye.
-
Határidő figyelemmel követése nem lehetséges: A gyűrűs iratrendezőben található iratot nem igen lehet előrendezőbe tenni. Rendszerint az időpontot valahol (pl. az outlookban) feljegyezzük, és a hozzátartozó ügymenetet az iratrendezőben kell keresni.
-
A selejtezés meglehetősen körülményes és nagy ráfordítást igénylő: Ha le akarjuk selejtezni z iratokat a törvény által előtt megőrzési idő lejárta után, gyűrűs iratrendező minden egyes részét külön kell választani ( papírhulladék, műanyag regiszter, lefűzőnyelv, kapocs, és maga az iratrendező.)
A MAPPEI-mappák valódi alternatívát jelentenek a gyűrűs iratrendezővel szemben
A MAPPEI-cég mappáival idő- és helytakarékos megoldást kínál, melyekkel az ügymeneteknek mappát lehet nyitni és intelligensen lefűzni, lerakást követően szem előtt és kéznél vannak. Valódi alternativát jelent a meglehetősen nehezen kezelhető gyűrűs iratrendezőkkel szemben. Ki szeret hosszasan dokumentumot keresni és a gyűrűs iratrendezőben iratokat átgörgetni, miközben a tulajdonképpeni munka nem halad?
A MAPPEI-mappák előnye a gyűrűs iratrendezőhöz képest:
-
Értékes időt takarít meg: Biztonságos szabad lapos (lyukasztás nélküli) lefűzés esetén szinte minden unproduktiv lépés eltűnik. A MAPPEI-módszernek köszönhetően vizuálisan jobb áttekintést nyer iratai felett és a keresési idő minimálisra csökken.
-
Mappákkal rugalmasabb: A MAPPEI-módszer keretében minden ügymenet saját mappát kap. Így célzottan lehet a kívánt ügymenethez hozzáférni, azt pl. időpontra is magával viheti, majd egyszerűen megint visszateheti a helyére.
-
Egyértelműen megbízhatóbb a téves lefűzéssel szemben: A mappák egyértelmű jelölése miatt a téves lefűzés szembetűnő, megelőzhető és kizárható.
-
A mappák sokkal kevesebb helyet vesznek igénybe: Mivel a mappákban nincs emelőkar, az oldaluk nem merev gerinc, a rendelkezésre álló helyet érzékelhetően jobban ki lehet használni. A mappák mérete a bennük elhelyezett tartalomhoz rugalmasan alkalmazkodik. A „vertikális lefűzés”nek köszönhetően több szekrénypolcot lehet egymás fölé tenni.
-
Áttekinthető előrendezdő: Jól működő s áttekinthető előrendezés a mappákkal nem probléma
-
A mappák leselejtezése egyszerűbb: A szabadlapos lefűzés esetén a mappákat - a törvény által előírt tárolási idő lejárta utan – tartalmukkal együtt le lehet selejtezni.
