Ismerős Önnek az a szituáció, amikor lázasan keres egy fontos iratot és nem találja sehol? Ez esetben iratszerkezeti terve nem megfelelő, iratkezelése pedig nem hatékony. Az áttekintés hiánya nagy mértékben csökkenti munkavégzésének hatékonyságát. Egységes és lehetőleg egyszerű iratszerkezeti terv valamint logikus lefűzési rendszer nélkül újra és újra megtapasztalja, hogy milyen fárasztó a dokumentumokat megtalálása. A MAPPEI-iratszerkezeti terv és színskála gondoskodik arról, hogy áttekintést nyerjen iratai felett és segít azt meg is tartani. A színes iratszervezési struktúrának köszönhetően munkaterületének logikusan kialakított egységei vizuálisan könnyen megragadhatók, áttekinthetők és egyértelműen felismerhetők. Ilyen egyszerűen lehet létrehozni egy hatékony és áttekinthető lefűzési rendszert.
MAPPEI-iratszerkezeti terv ill. színstruktúra („egy dimenziós”)
Iratszerekezeti terv MAPPEI-al
Optimálisan működő iratszervezéshez egységes szabályok szükségesek – ez a MAPPEI-módszer lényege is. Aki jó és egyértelmű iratszerkezeti tervet ill. színstruktúrát alakított ki magának, amely alapján az iratait lefűzi, lényegesen gyorsabban találja meg az éppen szükséges dokumentumot. Ez nem csak a saját íróasztalon lévő iratkezelésre igaz, hanem az egész szervezet együttműködését is nagymértékben javítja. A helyettesítések érzékelhetően egyszerűbbek lesznek, mert az egységes szabályokkal működő rendszer közösen használható és mindenki számára hozzáférhető. Mindez növeli a munka hatékonyságát.
Hogyan készítünk MAPPEI-iratszerkezeti tervet ill. színbeosztást?
Javítsa dokumentum managementjét úgy, hogy kollégáival közösen egységes iratszerkezeti tervet dolgoz ki. Alakítsa ki MAPPEI-iratszerkezetét a napi munkarutinból kiindulva. Ennek során támaszkodjon a jelenleg is használt struktúrára. Valamennyi fő területhez rendeljen hozzá egy-egy színt. Ezt a színbeosztást írja rá a színkártyára, majd a színkártyát felakaszthatja valahova, odateheti gyakran használt irataihoz vagy egy iratrendező doboz elejére teheti, a lényeg: színbeosztás mindig jól látható legyen.
Az egységes iratszerkezeti terv ill. színbeosztás előnyei:
- egységes iratjelölés minden ügyintézési helyen (osztály- vagy cégspecifikus)
- jobb áttekinthetőség és a munkavégzés jobb tervezhetősége
- megnövekedett hatékonyság
- gyorsabb hozzáférés a dokumentumokhoz
- javuló együttműködés kollégák között az objektív módon követhető információáramlásnak köszönhetően
- egyszerűsödő helyettesítések
Célunk: lehetőleg egyszerű iratszerkezeti terv, mely Ön és kollégái számára könnyen érthető és praktikusan használható!
Segítünk Önnek és vállalatának egyéni igényeire szabott irat szerkezeti terv és színbeosztás elkészítésében. Itt találja igénylő lapunkat.
