Lean Office Administration tökéletesíti az irodai folyamatokat
A termelés területén már évtizedek óta szorgalmazzák az optimalizálási intézkedéseket. Az e területen meglévő fejlődési potenciál egyre inkább kimerül. Emiatt egy ideje előtérbe kerül a szervezeten belüli üzleti folyamatok tökéletesítése - mind a termelő vállalatoknál mind pedig a tisztán szolgáltatási tevékenyéget végző vállalatoknál és közigazgatásban.
A Lean Office Administration – melyet Lean Office–nak vagy Lean Administration-nak is hívnak – Lean Management kiinduló pontját jelenti. Ez – mint minden más klasszikus folyamatoptimalizálásnál – folyamatok hozzáadott érték szerinti elemzését és optimalizálását jelenti. A Lean Office Administration célja annak elérése, hogy az igazgatás területén lehetőleg minden tevékenység hozzájáruljon az értékteremtéshez. Felesleges folyamatokat és tevékenységeket, - melyek nem hoznak létre értékeket (japánul „muda”) és így „pazarlásnak” számítanak - meg kell szüntetni.
Lean Office Administration elején alapos elemzés van. Ilyen elemzés eredménye az igazgatás komplex folyamataiba való részletes betekintés. Az elérendő cél megfogalmazására több eszköz áll rendelkezésre. (Pl. a megrendelési struktúra elemzése, tevékenység struktúra elemzése stb.) A cél az igazgatási folyamatok tökéltesítése azáltal, hogy a meglévő potenciált fejlesztjük. A keresésre fordított idő, áttekinthetetlen dokumentum lefűzések, nem működő előrendezők vagy helyettesítések - ezek egytől-egyig olyan időrablók, amelyek lassítják a folyamatokat.
MAPPEI és Lean Office Administration
Bár szinte valamennyi cégnél továbbra is papírokkal dolgoznak, az iratszervezés területén meglévő optimalizálási lehetőségeket gyakran alábecsülik. Utóbbi időben készült tanulmányok igazolják, hogy office-területen főleg a szükséges iratok keresgetésével pazarolunk el sok időt.
A MAPPEI-módszer alkalmazásával az irodában transzparencia teremthető az iratszervezésben. Az iratok lefűzését, struktúráját és a folyamatokat egységesítéssel és egyszerűsítéssel lényegesen hatékonyabbá lehet tenni. A meglévő iratok átlátható szervezése a fontos dokumentumokhoz való gyors hozzáférést teszi lehetővé, minimálisra csökkenti a keresési időt és lerövidíti az irat feldolgozási idejét.
A MAPPEI-módszer segítségével teljes mértékben kiaknázhatja az iratszervezés területén meglévő racionalizálási lehetőségeket. Ezzel nagy lépés tehető a Lean Office Administration céljának eléréséhez. A MAPPEI-módszer előnyei: időt és helyet takarít meg, javítja a team munkát és javul a dolgozói elégedettség. A kollégák helyettesítésével együtt járó problémák csökkennek. A MAPPEI-módszer alkalmazási lehetőségei sokoldalúak és egyedi igényekhez igazíthatók.
A MAPPEI-al felgyorsíthatja az irodai folyamatokat és sikeresen ültetheti át a gyakorlatba a Lean-Office céljait.
