Naponta zúdul ránk feladatok és határidők tömkelege. Sokan határidőnaplót használnak, amelyben időpontokat és feladatokat jegyeznek fel. Ha azonban az időpontok változnak, körülményes a változtatás: áthúzogatás, időpontok felülírása, újbóli feljegyzés stb.stb. Mások számítógépük segítségével vezetik időpontjaikat: itt is sor kerülhet az időpont elhalasztásáára, aktualizálására vagy törlésére.
A kettő közül bármelyiket választjuk, ugyanazt tapasztaljuk: az adott időpontban szükséges iratok és dokumentumok egészen máshol vannak lerakva és tárolva. Ha azonban ezekre az adott időpontban szükségünk van vagy időközben felmerülő kérdések esetén bele szeretnénk nézni – kezdődik a keresgélés...
Gyakran használt eszköz a határidők figyelemmel követésére a függő mappa vagy az előrendező, de ezekkel gyakran adódnak problémák. Az iratok „eltűnnek” bennük, mert nincsenek egyértelműen és világosan feliratozva, az előrendezőben pedig nem láthatók. Ha egy bizonyos témával kapcsolatban, amelyet korábban már egy későbbi időpontra bekészítettünk az előrendezőbe, időközben kérdés adódik, akár az egész előrendező mappát át kell lapozni, hogy a kérdéses iratot megtaláljuk és a kérdésre választ kapjunk. Ez időrabló, idegesítő, ezért kerülendő.
A megoldás: Határidőkövetés MAPPEI-al
Tagolja elválasztólappal vagy PVC mappával határidőit: ezt teheti hónapok (jan-dec.) és napok (1-31) vagy naptári hetek (1-52) szerint. Ezzel a világos felosztással iratait, melyeket korábban már különálló ügymenetekre bontott és egyértelműen feliratozott, a határidőknek megfelelően szortírozhatja el. A gördülő rendszernek köszönhetően mindig az aktuális hónap és nap van legelől. Egyetlen pillantással láthatja, mi aznap a teendő: az éppen szükséges irat azonnal kéznél van.
A nap végén a következő nap teendőit tartalmazó mappát tesszük előre. Így másnap reggel az irodába érkezéskor azonnal láthatja aznapi teendőit.
A MAPPEI–határidőkövetés nagy előnye
Valamennyi, előrendezőbe betett ügymenet az időponttól függetlenül látható. Az egyes ügyek iratanyaga az etikett színének, valamint a betűrendes ill. szám szerinti tájékozódásnak köszönhetően nagyon gyorsan megtalálható. Így valamennyi irat közvetlenül kézbe vehető. A menetközben felmerülő kérdés vagy probléma esetén nagyon gyorsan választ kapunk.
Felhasználási példa : Előrendezés MAPPEI-al
Ön ajánlatot ír egy ügyfélnek, akit 10 nappal később szeretne felhívni, hogy visszajelzést kapjon. Ebben az esetben tegye egy mappába a kinyomtatott ajánlatot, a mappára pedig ragasszon egy öntapadó etikettet, melyre az ügyfél nevét írja. Tegye az ügyfél nevével feliratozott mappát 10 nappal későbbre, a megfelelő határidő elválasztó lap mögé az előrendezőbe. Így biztos lehet abban, hogy nem feledkezik meg róla.
Abban az esetben, ha az ügyfél előbb jelentkezik és további kérdései vannak az ajánlattal kapcsolatban vagy megrendeli az ajánlatban lévő terméket, az akta azonnal kéznél van – anélkül , hogy a telefonálásra kijelölt időpontra emlékezne. A betűrend szerinti és a színes feliratozásnak, valamint az etikett elhelyezésének köszönhetően az ajánlathoz tartozó iratanyag azonnal megtalálható és rendelkezésre áll. Az ügyfélre pedig biztosan pozitívan benyomást tesz , hogy a neki küldött ajánlattal kapcsolatban kapásból felvilágosítást kaphat.
