A munkamódszer a lényeg!

Szembesült már Ön is az alábbi problémák valamelyikével?

• Íróasztalon tornyosuló irathalmok látványa, melyben gyakran keresnie kell az éppen szükséges iratot.

• Elveszti áttekintését iratai felett.

• Határidőit nem tudja megfelelően figyelemmel követni.

• Az iratok lerakását halasztgatja, mert a lefűzés ("filingolás") túl sok időt vesz igénybe és sajnálja rá az időt.

• Sok időt tölt el eltûnt iratai keresgetésével.

• Nem fér el íróasztalán, mert tele van papírral.

• És még az is előfordul, hogy kollégáját/kolléganőjét betegség vagy szabadság miatt helyettesítenie kell, akinek iratai között különösen nehezen ismeri ki magát.

  A felsoroltak az irodai munkavégzés során a mindennapok szükségszerû velejárói. Ezek a tényezők növelik a dolgozóra nehezedő nyomást, ez pedig stresszt és frusztrációt von maga. Kerülje el az iratkezeléssel együttjáró stresszt, találja meg az ideális lefûzési rendszert és tesztelje a MAPPEI-t iratainak rendszerezésében!

A MAPPEI-módszerrel történő iratlerakás stresszmentes megoldást kínál: az asztalon lévő papírhegyeket elfelejtheti. A rendszer használója a tényleges munkájára tud koncentrálni, nem vonja el figyelmét és energiáját a keresés okozta frusztráció. Kollégái helyettesítésének időszakát az egységes iratszervezési rendszernek ill. iratszerkezeti tervnek köszönhetően problémamentesen és nyugodtabban vészelheti át. A MAPPEI átgondolt előrendező-készlete megkönnyíti a napi munkavégzést, prioritásoknak megfelelően látókörében vannak teendői, minden határidős dokumentum az időközben adódó kérdések esetén is kéznél van. Dolgozzon stressz nélkül, szisztematikusan!

A MAPPEI-rendszer előnyei:

1. Iratok feletti áttekintés
2. Időnyerés
3. Helynyerés
4. Költség csökkentés

1. Őrizze meg az áttekintést iratai felett!

A MAPPEI-rendszer az ügymenetek ésszerû csoportosításával és precíz jelölési rendszerével közvetlen hozzáférést biztosít minden dokumentumhoz akár az íróasztalon, akár a kézi irattárban, akár az irattárban. A megfelelő áttekintés minimalizálja a keresési időt. Az áttekinthetőség megteremtésének lépései:

1. Először a munkaterületet fő témákra bontjuk.
2. Következő lépésként ezen fő területek mindegyikéhez egy-egy színt rendelünk hozzá. A színek segítségével a fő területeket - és a hozzátartozó alcsoportokat - optikailag különválasztjuk.
3. Kis, áttekinthető egységeket alakítunk ki: minden ügymenetnek saját mappát nyitunk. A mappára etikettet ragasztunk. Az etikettre azt a szót/fogalmat/számot írjuk, amellyel az adott ügymenet könnyen azonosítható.
4. A mappára ragasztott etikett színe megegyezik a főterület színével és elsőszámú kritérium, hogy gyorsan megtaláljuk a keresett dokumentumot.

Az irat szerkezet összeállításakor ill. az iratszerkezeti terv elkészítésekor vállalatának egyéni igényei döntenek: fő területként lehet szakterületeket, írányítószámokat, termékcsoportokat vagy évfolyamokat jelölni.

2. Nyerjen időt!

A dokumentum management fontos: mindegy, hogy munkahelyi vagy otthoni iratainkat érinti. Frusztráló és gazdaságtalan, ha az iratkezelés a valóban fontos munkától veszi el az időt. Kapcsos iratrendező vagy függőmappa használatával azonban az iratok keresése elkerülhetetlen. A MAPPEI-módszerrel viszont akár 50%-kal is csökkenheti az iratkezelésre fordított időt. Felesleges, időrabló tevékenységek (mint a lyukasztás, lefûzés stb.) megszûnnek. Az áttekinthető iratszerkezeti struktúra és a biztonságos, szabadlapos lefûzés lehetővé teszi a dokumentumhoz való gyors hozzáférést. Ha pedig egy irat tévedésből rossz helyre került, a színes etikettek miatt a tévedés azonnal kiszûrhető. Lényegesen kevesebb munka, kiváló áttekintés és erősen redukált keresési idő.

3. Nyerjen helyet!

A rendelkezésre álló hely optimális kihasználásával a MAPPEI-rendszer értékes helyet szabadít fel. A lefûzött iratok tárolására fenntartott helyet (íróasztalon vagy a szekrényben) takarékosabban lehet felhasználni, mert a mappák vastagsága mindig a ténylegesen bennük lévő irat mennyiségéhez igazodik. A MAPPEI-mappáknak nincs merev gerince és fém emelőkarja, mint a kapcsos iratrendezőnek és függőmappának. Így dupla annyi iratot lehet az íróasztal kihúzható fiókjában elhelyezni. A MAPPEI-rendszer minden kihúzható, függőmappa tárolására alkalmas szekrényben elhelyezhető. Ha viszont MAPPEI-dobozait átlagos irodai szekrénybe szeretné betenni, a magasság optimális kihasználásával további két polc berakható.

4. Csökkentse költségeit!

A dokumentum kezelés sokba kerül. Ennek során ugyanis nemcsak anyagköltségek keletkeznek mint például papír, különböző rendszerező eszközök (kapcsos iratrendezők, regiszterek, mappák stb.), hanem magába foglal további költségeket is: az adminisztrációra fordított munkaidőt, az iratkezelés személyi költségeit, a meglévő papírok lefûzésére és archiválására szolgáló hely költségeit. Bár a digitalizáció korát éljük, de a „papírmentes” iroda továbbra is utópia marad. Csak a gazdaságosságon lehet javítani, hogy költségeket takarítsunk meg e téren. A MAPPEI-termékek nagyon gazdaságosak, mivel időt, helyet és ezzel végeredményben ügyviteli és iratkezelési költségeket lehet megtakarítani. Váltson egyszerûen a MAPPEI-módszerre és a MAPPEI-rendszerbe fektetett beruházása már néhány hét után kifizetődik.

Optimalizálja iratkezelését és élvezze a MAPPEI-rendszer számos előnyét!